Factuur wordt niet bezorgd via POM

Nadat je de schoolrekeningen via POM hebt verstuurd, krijg je wel eens van ouders te horen dat hun factuur niet is aangekomen. Op basis van de informatie in het POM-rapport kun je gemakkelijk achterhalen wat het probleem is en de nodige stappen nemen om het op te lossen.

Op deze pagina leggen we uit waar je het POM-rapport vindt en hoe je het kunt ontcijferen.

POM-rapport controleren

Om te achterhalen waarom een factuur niet werd bezorgd, moet je het POM-rapport raadplegen.

Volg deze stappen om het POM-rapport op te vragen:

1. Ga naar Artikelen – POM accounts.
2. Selecteer de POM-gebruiker van jouw school of organisatie.
3. Klik aan de linkerzijde op Rapporten.
4. Kies bij Batch het meest recente rapport.
5. Klik op Ophalen.

Elke lijn in het rapport stelt een poging voor om een e-mail te versturen naar een specifieke ontvanger. Je kunt de lijnen anders sorteren door op de kolomtitels te klikken, en zo naar het e-mailadres zoeken van de persoon die geen factuur heeft gekregen.

Als het rapport geen lijn bevat met het e-mailadres, heeft POM geen poging gedaan om een factuur te sturen naar die ontvanger. Vind je het e-mailadres wel in het rapport, dan kun je in de kolom Status zien of de poging gelukt (‘DELIVERED’) of mislukt (‘FAILED’) is.

Lees hieronder wat de volgende stappen zijn in elk van deze situaties.

Geen poging om factuur te versturen

Als uit het rapport blijkt dat POM nooit een poging heeft gedaan om de factuur naar de ontvanger te sturen, ben je waarschijnlijk ergens vergeten een optie aan te vinken. In dit gedeelte leggen we uit in welke situaties je extra vinkjes moet zetten.

Ontvanger krijgt facturen niet via e-mail

Of een ontvanger facturen via e-mail toegestuurd krijgt, moet aangegeven worden op de klantenfiche. Als hier het vinkje bij E-mail ontvanger ontbreekt, zal POM geen pogingen doen om facturen te sturen naar de ontvanger.

Volg deze stappen om te verzekeren dat een ontvanger facturen krijgt via e-mail:

1. Ga naar Boekhouden – Klanten.
2. Selecteer de klant die op de factuur staat.
3. Klik aan de linkerzijde op Adressen – Telecom.
4. Selecteer de ontvanger waarnaar de factuur gestuurd moet worden.
5. Vink onderaan bij E-mailadres de optie E-mail ontvanger aan.

De volgende facturen zullen nu wel naar het e-mailadres van de ontvanger gestuurd worden.

Klant heeft meerdere adressen

Hoewel een klant meerdere fysieke adressen kan hebben onder Boekhouden – Klanten – Adressen, worden facturen standaard alleen naar het eerste adres gestuurd (het adres op de klantenfiche).

De contactpersonen onder Telecom hangen elk vast aan een van de fysieke adressen van de klant. Ook wanneer je facturen via e-mail verstuurt, worden standaard de e-mailadressen gebruikt van de contactpersonen die vasthangen aan het eerste adres.

Als een ontvanger gelinkt is aan een ander adres dan het eerste, zal deze dus niet vanzelf facturen krijgen via POM. Om ervoor te zorgen dat dit wel gebeurt, moeten zowel het detailboek als het adres aangepast worden.

Dit doe je als volgt:

1. Ga naar Verkopen – Detailboeken.
2. Selecteer het detailboek dat de factuur bevat.
3. Klik aan de linkerzijde op Fiche.
4. Vink onderaan de optie Exemplaar per adres aan.

5. Ga naar Boekhouden – Klanten.
6. Selecteer de klant die op de factuur staat.
7. Klik aan de linkerzijde op Adressen.
8. Selecteer het adres waaraan de ontvanger gelinkt is.
9. Vink onderaan de optie Exemplaar factuur/aanmaning aan.

Nadat je beide opties hebt aangevinkt, zal POM voortaan wel facturen sturen naar de ontvanger.

Verzending of bezorging is mislukt

De reden voor een mislukte verzending of bezorging vind je in de kolom Omschrijving van het POM-rapport. Er zijn een aantal foutmeldingen die hier kunnen verschijnen. Hieronder leggen we uit wat deze meldingen betekenen.

The email was rejected by the recipient’s mail server. Retrying might result in a successful delivery.

De e-mail kon op het moment van de verzending niet bezorgd worden. Dit is meestal slechts een tijdelijk probleem en kan verschillende oorzaken hebben, waaronder:

• De e-mailserver van de ontvanger moet momenteel te veel e-mails tegelijk verwerken.
• De e-mailserver van de ontvanger ondervindt technische problemen of is even offline.
• De e-mailprovider van de ontvanger weet niet zeker of de e-mail spam is, en wacht even om te zien of andere mensen melden dat ze spamberichten ontvangen van POM.

Er zullen automatisch nieuwe pogingen gedaan worden om de e-mail te bezorgen. Als dit nadien wel lukt, zal er een lijn aan het rapport toegevoegd worden met de status ‘DELIVERED’. Kan de e-mail na 48 uur nog steeds niet bezorgd worden, dan worden er geen verdere pogingen gedaan.

The email was rejected by the recipient’s mail server. It will be blacklisted to prevent further bounces.

Aan dit e-mailadres kunnen geen e-mails van POM bezorgd worden. Dit kan aan een van deze dingen liggen:

• Het e-mailadres of de domeinnaam van de ontvanger bestaat niet meer.
• Het e-mailadres van de ontvanger is niet correct geschreven.
• De e-mailserver van de ontvanger heeft een strenge filter of firewall (in deze gevallen kun je meestal wel persoonlijke e-mails naar het e-mailadres sturen).

Om te voorkomen dat je nogmaals een poging doet om e-mails te sturen naar dit e-mailadres, wordt het op de lijst met geblokkeerde ontvangers gezet. Nieuwe pogingen om het e-mailadres via POM te bereiken zullen automatisch de foutmelding ‘EmailAddress of recipient is blacklisted’ opleveren.

We raden in deze gevallen aan om eerst te controleren of het e-mailadres wel correct geschreven is en het indien nodig te corrigeren. Als het geen fouten bevat, moet je het van de klantenfiche verwijderen en vervangen met een alternatief e-mailadres.

EmailAddress of recipient is blacklisted.

Het e-mailadres staat op de lijst met geblokkeerde ontvangers, waardoor alle verzendingen naar de ontvanger automatisch mislukken. Meer informatie hierover vind je in de uitleg over de bovenstaande foutmelding.

The email was rejected by the recipient’s mail server. The user’s mailbox is full.

De ontvanger heeft het opslaglimiet van zijn of haar e-mailaccount bereikt, waardoor de e-mail op dit moment niet bezorgd kan worden.

Er zullen automatisch nieuwe pogingen gedaan worden om de e-mail te bezorgen. Als dit nadien wel lukt, zal er een lijn aan het rapport toegevoegd worden met de status ‘DELIVERED’. Kan de e-mail na 48 uur nog steeds niet bezorgd worden, dan worden er geen verdere pogingen gedaan.

User has unsubscribed from receiving pom mails.

De ontvanger heeft ervoor gekozen om de e-mails van POM stop te zetten.

Vanwege de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming is POM verplicht om een link aan hun e-mails toe te voegen, waarmee ontvangers kunnen aangeven dat hun e-mailadres niet langer door POM gebruikt mag worden.

Als een ontvanger gebruikmaakt van deze optie, moet POM het e-mailadres blokkeren. Probeer je daarna nog eens een e-mail naar dit adres te sturen via POM, dan krijg je deze foutmelding. Je zult in het vervolg dus de facturen op een andere manier naar de ontvanger moeten sturen.

DocumentId already used.

De oorzaak van deze foutmelding kan niet rechtstreeks uit het rapport afgeleid worden. Onze helpdeskmedewerkers kunnen onderzoeken wat er aan de hand is. Neem contact op met ons via help@linkmanage.be of 016 61 70 75.

E-mail werd bezorgd, maar ontvanger vindt hem niet

Het kan gebeuren dat een lijn in het POM-rapport de status ‘DELIVERED’ heeft, maar de ontvanger toch de factuur niet vindt in zijn of haar postvak. Dit betekent meestal dat een spamfilter de e-mail tegenhoudt.

Om te verzekeren dat de e-mails van POM doorgelaten worden, moet de ontvanger POM op de lijst met goedgekeurde afzenders zetten. Hoe je een afzender goedkeurt verschilt per e-mailprogramma. Hieronder vind je de stappen voor enkele veelgebruikte programma’s.

Hulp nodig?

Wordt de factuur nog steeds niet verstuurd naar de ontvanger of zie je iets in het POM-rapport dat hierboven niet wordt uitgelegd, neem dan contact op met onze helpdesk via help@linkmanage.be of 016 61 70 75.