Ik vind een leerling niet terug voor aanmaak leveringen/facturen?

Het gebeurt wel eens dat bij het aanmaken van leveringen of facturen één of meerdere leerlingen niet worden gevonden. Hieronder omschrijven we een stappenplan dat je kan helpen om de oorzaak hiervan te vinden. Aangezien er een filter gekoppeld is aan de detailboeken die bepaalt welke leerlingen je kan zien, heeft dit meestal hier mee te maken.

Informatie verzamelen

Doelgroep gekoppeld aan het detailboek

De eerste stap bestaat er in om na te gaan welke doelgroep klanten gekoppeld is aan het detailboek waarin je aan het werken bent. Deze doelgroep werkt als een filter op het detailboek. Deze filter bepaalt welke leerlingen je kan selecteren. Je kan dit bekijken via ‘Verkopen >> Detailboeken’. Selecteer hier het detailboek waarin je aan het werken bent, en kijk op de fiche naar de doelgroep klanten die hier mee gekoppeld is.

Klantengroepen gekoppeld aan de doelgroep

De volgende stap is nagaan welke klantengroepen aan bovenstaande doelgroep gekoppeld is. Dit kan je doen via ‘Artikelen >> Doelgroepen >> Doelgroepen klanten’. Selecteer hier de bovenstaande doelgroep (in dit geval LLN – Leerlingen) en klik op ‘Klantengroepen’. Je krijgt nu een overzicht van al de klantengroepen die gekoppeld zijn aan deze doelgroep klanten.

Klantengroep gekoppeld aan de leerling

Een leerling zit normaal gezien in een klantengroep. Om na te gaan in welke klantengroep, ga je via ‘Boekhouden >> Klanten’ naar de leerling en klik je links op ‘Klantengroepen’. Nu zie je al de klantengroepen waar de leerling in zit. Kijk ook meteen na of deze klantengroep actief is. Dit zie je terug in de kolom ‘Actief’, indien ‘-‘ is de klantengroep niet actief, indien ‘+’ is deze wel actief.

Bovenstaande informatie samenbrengen

Je zal nu de informatie van hierboven moeten samenbrengen en correcties uitvoeren waar nodig. Hieronder kan je enkele voorbeelden terugvinden.

De leerling zijn klantengroep is niet actief

Dit kan je ook eenvoudig controleren bij het groepsgewijs aanmaken van leveringen of facturen, door het vinkje ‘Toon ook de niet-actieve’ aan te duiden. Indien de leerling nu wel zichtbaar is, is dit de oorzaak.

Een leerling zijn klantengroep zou actief moeten zijn als de datum van vandaag valt binnen de begindatum en de einddatum van de klantengroep. Is dit het geval, maar blijkt de klantengroep toch niet actief, gelieve ons te contacteren. Wanneer de datum van vandaag effectief buiten de begin en einddatum van de klantengroep ligt, is het normaal dat je deze leerling enkel kan zien als je kiest voor ‘Toon ook de niet-actieve’. Deze keuze zorgt er voor dat je bewust moet kiezen of je voor leerlingen die momenteel niet meer in de klas zitten leveringen of facturen wil aanmaken.

De leerling zijn klantengroep zit niet in de doelgroep klanten

In dit geval kan je de klantengroep toevoegen aan de doelgroep klanten. De instructies kan hiervoor kan je terugvinden via deze link.

De leerling zit niet in de juiste/huidige klantengroep

Klantengroepen worden normaal gezien automatisch aangemaakt op basis van de loopbaan van de leerling. Via ‘Boekhouden >> Klanten’ kan je door links op ‘loopbaan’ te klikken nagaan of de loopbaan van de leerling in orde is. Indien de loopbaan niet in orde is, zal de synchronisatie moeten nagekeken worden. Wanneer de loopbaan wel juist staat, zal je de automatische aanmaak van groepen eens handmatig moeten uitvoeren.