3. In de praktijk: werkwijze tijdens het boekjaar

Boeken van de aankoopfacturen

De terugbetalingen aan de personeelsleden in de loop van het jaar, verwerk je in het aankoopdagboek. Dit gebeurt op dezelfde manier als het ingeven van andere aankoopfacturen.

Ook ingeven via de Orderadministratie – module Aankopen is mogelijk. De facturen komen ook dan in het aankoopdagboek terecht.

Een aankoopfactuur voor fietsvergoeding

Specifiek is het inbrengen van het aantal kilometers waarvoor je een fietsvergoeding betaalt. Op de algemene rekening die je gebruikt om fietsvergoedingen te registreren, is de optie “hoeveelheden bijhouden” aangevinkt. Je kunt dan in het detail van een boeking het aantal gefietste kilometers invullen. De ingevulde kilometers zullen dan bijgehouden worden.

Indien vergeten wordt om het aantal in te vullen, krijg je onderstaande melding.

Kies Nee om het aantal alsnog in te vullen.

Om het ingevulde aantal kilometers te controleren kun je via de module Afdrukken – Historieken – Aankooprekeningen Leveranciers een lijst opvragen.

• Vanaf jaar en maand / tot en met jaar en maand: vul hier de periode in waarvoor je aantallen wil controleren.
• Vanaf algemene rekening tot en met algemene rekening: vul hier de algemene rekening in waarop de fietsvergoedingen werden geboekt.

Kies dan voor de afdruk “Leveranciers per aankooprekening gedetailleerd” of “Aankooprekeningen per leverancier gedetailleerd”.

Fietsvergoeding en onkosten door leerkrachten ingebracht

Bij de werkwijze beschreven in punt 4.1.1 worden de facturen ingeboekt door de boekhouders. Er bestaan ook digitale systemen waarbij leerkrachten zelf kilometers en onkosten inbrengen. Count-e heeft hiervoor een eigen website en daarnaast is er ook een samenwerking met Schoolware.

De ingaves worden maandelijks verzameld tot aankoopfacturen. Dit gebeurt in de module aankopen van de orderadministratie via het scherm Facturen – Aanmaak facturen op basis van dagregistraties.

Uitleg over deze module voor leerkrachten behoort niet tot de opzet van deze handleiding. Neem gerust contact op met onze helpdesk voor meer uitleg hierover.

Een aankoopfacturen voor andere onkosten

Ook andere onkosten dan fietsvergoeding boek je op de gekende manier. Nieuw is echter dat je kan bepalen of een bedrag van een factuur al dan niet op de fiche 281.10 moet worden opgenomen. Indien je een bedrag niet wil meenemen, kan je “niet in 281.10” aanvinken. Dit laatste doe je wanneer een personeelslid een onkostennota indient waarbij het bewijsstuk een factuur is op naam van de vzw.

Ter info: deze optie zal enkel getoond worden wanneer je op de fiche van de leverancier het kenmerk P hebt ingevuld aangezien deze optie niet relevant is voor andere leveranciers dan personeelsleden.