Stappenplan opzetten opvang
Stap 1: Type opvang bepalen
Er zijn grosso modo 2 types van opvang mogelijk in ons systeem. Binnen deze 2 types zijn er nog heel wat extra optionele mogelijkheden. Dit stappenplan bespreekt de meest voorkomende opties binnen deze 2 types.
Mocht uw school anders werken, kan je ons steeds contacteren om te bespreken wat er nog mogelijk is binnen Count-e.
Welk type opvang is bij ons van toepassing:
Type Dagverdeling: (pg 1 t.e.m 5)
- De ouders moeten per x aantal minuten een vast bedrag betalen
- Te betalen bedrag is lineair tov de tijd die het kind in de opvang zit
- Bv 1 euro / 20 minuten het kind in de opvang was
Type Prijsschema: (vanaf pg 6)
- De prijs is eerder trapsgewijs
- Bv het eerste uur betalen ze slecht 1 euro
- Het tweede uur betalen ze 5 euro
- Wanneer ze langer dan twee uur blijven betalen ze per kwartier dat ze extra blijven 1,5 euro per kwartier
- Hier kan je zeer flexibel omgaan met de prijs tov de tijd die de kinderen blijven
Wanneer er opvang voorzien wordt op een school, is dit vaak zowel tijdens de ochtend als tijdens de avond. Beide opvangmomenten kunnen onder een andere type opvang vallen. Het kan dus zijn dat de ochtend onder type Dagverdeling valt en dat de avond onder type Prijsschema valt.
TYPE DAGVERDELING
Stap1: Aanmaak dagverdeling
Menu: Registraties – Dagverdeling opvang
Ga naar ‘Fiche’ en klik bovenaan op ‘invoegen’
Code & benaming mag je invullen (zijn voor intern gebruik)
De beginuren en einduren van de opvang moeten hier vermeld worden. De gele kader is bedoelt voor de uren van de voorschoolseopvang. De greone kader is voor middagopvang en de blauwe kader is voor naschoolseopvang.
In bovenstaand voorbeeld staat alles in 1 dagverdeling maar je mag ook per opvangmoment een dagverdeling maken. Zoals hieronder.
LET OP: De opvang op woensdag na school wordt ook als een naschoolse opvang behandeld.
Stap 2: Aanmaak artikel
Menu: artikelen – artikel
In deze handleiding gaan we er van uit dat je een artikel kan aanmaken. Is dit niet het geval verwijzen we graag door naar blz 18 in volgende handleiding Het programma starten en aanmelden (count-e.be)
- Eenheidsprijs: Hier vul je de prijs in die de ouders moeten betalen per x aantal minuten
- Bv als ze 1 euro per 15 minuten moeten betalen, moet je hier 1 invullen
- Opvang: Hier vul je in over welk type opvang het gaat (OCHtend = voorschoolse opvang ; MIDdag = middag opvang ; AVOnd= naschoolse opvang)
- Door dit in te vullen weet het programma in welke kolommen hij de uren van de opvang moet gaan vinden die je daarnet in dagverdeling hebt ingegeven.
- Max/Verr: Mocht je voor de opvang willen werken met de tablet dan is het hier verplicht een 1 te vermelden. Indien je met een scanner werkt voor de opvang, mag je dit veld leeg laten.
Stap 3: Link Dagverdeling / Artikel
Menu: Registraties – Barcodes – artikelen – Verwerking
Ga naar ‘overzicht’, kies uw opvangartikel dat je daarnet aanmaakte en ga naar ‘verwerking’
Klik hier op invoegen
Code & omschrijving : zelf te kiezen (intern gebruik)
Doelgroep: Is de doelgroep van leerlingen die naar de opvang mogen komen. In de meeste gevallen zijn dit alle leerlingen en bestaat er reeds een doelgroep van alle leerlingen.
Is dit niet het geval verwijs ik graag door naar https://www.count-e.be/helpdesk/nieuw-schooljaar-nieuwe-klassen-toewijzen/
Verwerking op basis van = Dagverdeling
Dagverdeling : Kies de dagverdeling die je daarnet aanmaakte en van toepassing is voor dit artikel.
Tijdseenheid: Om de hoeveel aantal minuten de ouders de eenheidsprijs van in de artikel fiche moeten betalen. Bv mijn eenheidsprijs in mijn artikel is 1 euro, ik vul hier in mijn tijdseenheid 15 in. Dan wil dit zeggen dat ze 1 euro per kwartier zullen moeten betalen.
Extra opties
Naast de artikeltypes OCH, MID, AVO heb je nog andere types. Aangezien deze minder standaard worden gebruikt, geven we hier de andere types mee. Voor meer info mag je onze helpdesk steeds contacteren.
Boete
Het artikeltype BOE(te) wordt gebruikt om een extra boete aan te rekenen bovenop de opvangtijd. De registratie moet op dezelfde dag van de opvang gebeuren en moet vallen na het einduur van de opvang. De tijd tussen het einde van de opvang en de scan wordt aangerekend. Merk hierbij op dat een boete een eigen tijdseenheid kan hebben (zie stap 3), maar wel aan dezelfde dagverdeling gehangen dient te worden als de opvang waar die boete aan toebehoord.
Start/Stop
De artikeltypes STA en STO laten toe om voor de ochtendopvang, avondopvang en dagopvang een onderbreking te scannen. Beide scans moeten op dezelfde dag gebeuren en de periode van de onderbreking moet volledig binnen het tijdsvenster van de bijhorende opvang vallen. De tijd tussen beide scans wordt berekend en afgetrokken van de opvangtijd. Merk op dat voor het verwerken van onderbrekingen steeds de dagverdeling, tijdseenheid en artikelprijs van het bijhorende opvangartikel genomen wordt.
Aftrek
Het artikeltype AFT wordt gebruikt wanneer iemand bijvoorbeeld naar zangles of studie gaat en dus niet de volledige tijd in de avondopvang zit.
Het artikel zelf heeft een vaste prijs en geen dagverdeling of prijsschema, maar heeft wel een vaste tijdsduur (bijvoorbeeld 45 minuten).
Bij het omzetten van de dagregistraties naar leveringen of facturen wordt er gezocht of er op dezelfde dag van het type AFT ook een type AVO werd gescand.
Is dit het geval, dan wordt de tijdsduur van AFT in mindering gebracht van die avondopvang.
De prijs van het artikel met type AFT zelf blijft uiteraard behouden.
Hierin verschilt dit type dus met het type start/stop.
Aankomst/vertrek
Dit soort artikel wordt vaak gebruikt bij opvang dat geregistreerd wordt via de webtoepassing. Voor elke leerling moet er een aankomst en een vertrek geregistreerd worden. (Op te webtoepassing heeft u dan steeds een overzicht van de aanwezige kinderen op dat moment)
LET OP: de uren van de opvang moeten in de eerste kolommen staan! Ongeacht het voorschoolse of naschoolse opvang is.
Stap 4: Registreren van opvang
Via Scanner
Via tablet
Ga naar https://www.count-e.be/helpdesk/opvang-via-tablet/
TYPE PRIJSSCHEMA
Stap1: Aanmaak prijsschema
Menu: Registraties – Prijsschema’s opvang
Ga naar ‘Fiche’ en klik bovenaan op ‘invoegen’
Code & benaming mag je invullen (zijn voor intern gebruik)
Daarna kan je in het detail de verschillende bedragen per tijdslot gaan zetten. Dit door voor elk tijdslot een lijn te gaan invoegen.
Blijven de kinderen minder dan 10 minuten, dan betalen ze 5 euro. Blijven ze tussen de 10 en 20 minuten dan betalen ze 8 euro. Blijven ze tussen de 20 en 60 minuten betalen ze 30 euro.
Starttijd
- Wanneer je voorschoolse* opvang voor iedereen op hetzelfde moment eindigt of wanneer je naschoolse opvang voor iedereen op hetzelfde moment begint, dan vul je in elke lijn de starttijd in.
(* voor voorschoolse opvang is het woord starttijd niet goed gekozen. Het gaat hier wel degelijk over het einduur van de opvang. Wil je voor voorschoolse opvang werken met prijsschema kan je best even bellen naar onze helpdesk voor extra uitleg.)
—– Verplicht werken met artikel type OCH of AVO (zie stap 2)
- Bij vakantie opvang is het vaak zo dat kinderen om het even welk uur kunnen aankomen en per kind apart moet geteld worden hoeveel minuten hij exact in de opvang is gebleven.
Dan vul je het vak ‘starttijd’ niet in!
—— Verplicht werken met artikel type AAN én VER (zie stap 2)
Prijs
Zoals hier boven vermeld, wordt de prijs per blok bepaald. Daarnaast kan je per tarief andere prijzen definiëren.
Zoals je voor het algemeen tarief tijdsblokken met de bijhorende prijs hebt gemaakt, moet je hetzelfde doen voor andere tarieven.
In onderstaand voorbeeld heb je een algemene prijs en een prijs voor het sociaal tarief.
Stap 2: Aanmaak artikel
Menu: artikelen – artikel
In deze handleiding gaan we er van uit dat je een artikel kan aanmaken. Is dit niet het geval verwijzen we graag door naar blz 18 in volgende handleiding Het programma starten en aanmelden (count-e.be)
- Eenheidsprijs: Mag leeg blijven, de te betalen prijs wordt bepaald in het prijsschema
- Opvang: Hier vul je in over welk type opvang het gaat
- OCHtend = voorschoolse opvang of AVOnd= naschoolse opvang
=> Het invullen van Starttijd is verplicht!
= > Er is bij het registreren 1 registratie nodig - AANkomst én VERtrek
=> Er zijn bij het registreren 2 registraties nodig.
=> Wordt het vaakst gebruikt als je opvang registreerd via een tablet
=> Wordt bij gebruik van een scanner ook gebruikt voor vakantie opvang die voor elk kind op een ander tijdsstip kan beginnen tellen.
- OCHtend = voorschoolse opvang of AVOnd= naschoolse opvang
- Max/Verr: Mocht je voor de opvang willen werken met de tablet dan is het hier verplicht een 1 te vermelden. Indien je met een scanner werkt voor de opvang, mag je dit veld leeg laten.
Stap 3: Link Prijsschema / Artikel
Menu: Registraties – Barcodes – artikelen – Verwerking
Ga naar ‘overzicht’, kies uw opvangartikel dat je daarnet aanmaakte en ga naar ‘verwerking’
Klik hier op invoegen
Code & omschrijving : zelf te kiezen (intern gebruik)
Doelgroep: Is de doelgroep van leerlingen die naar de opvang mogen komen. In de meeste gevallen zijn dit alle leerlingen en bestaat er reeds een doelgroep van alle leerlingen.
Is dit niet het geval verwijs ik graag door naar https://www.count-e.be/helpdesk/nieuw-schooljaar-nieuwe-klassen-toewijzen/
Verwerking op basis van = Prijsschema
Prijsschema : Kies het prijsschema die je daarnet aanmaakte en van toepassing is voor dit artikel.
Stap 4: Registreren van opvang
Via Scanner
Via tablet